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Q 税務調査に備えて会社内部で確認しておかなければならないことはありますか?

①    定款・議事録の確認

税務調査においては、会社の規則でもある定款や、株主総会や取締役会などの議事録の提示を求められることがあります。

特に税法上の問題でいうと役員報酬の決定時の議事録には調査官も目を光らせます。役員報酬は株主総会・取締役会で決定し支給がされているからです。仮に過年度において役員報酬が増額されていた場合、その旨を明示した議事録がなければ指摘をされてしまいます。

私が立ち会った調査で金庫の中に役員全員の印鑑が保管されており、調査官に持参の紙に印鑑の印影をすべて押され税務署に持ち帰られたこともありました。

特に取締役の印鑑がすべて金庫に保管してある場合などは、本人でない第三者が印鑑を押していると思われると余計な疑念(経理課長一人の判断で契約書を作成しているのでは等)を抱かれることもありますので、注意して下さい。

 

②    領収書・請求書の確認

領収書や請求書はペラ1枚の紙ですが経費として認められるための大事な証憑です。調査官は帳簿に記載されている取引および金額が適正かどうかを確認します。

たとえば、外注費の支払いが現金であった場合は、架空経費でないかを確認する為、適正に会社名や住所が記載されているかを確認し、場合によっては記載されている会社名や住所が実在しているかを税務署に持ち帰って調べることもあります。要は架空経費に該当していないかどうかを調べているのです。

疑念を抱かせる書込み(会計事務所に聞くこと・利益がある場合決算時に検討など)がある場合は消しておいた方が良いでしょう。

付箋が貼ってある場合も、判断に迷った証拠になってしまい、ここを見てくださいと言っている様なものなので、はがしておくことをお勧めします。

余談ですが、領収書を張り付けてある場合に、表面は領収書が貼ってあり、ぺラッと裏面を見ると、「利益はこうやって調整しよう」というようなメモが書いてある、というようなこともあります。非常に印象が悪いため今後は裏紙の使用はやめましょう。

 

 

③    源泉所得税関係書類

税務調査では、法人税の申告のみならず源泉所得税の調査も同時に行われますが特に人件費に関する書類(架空人件費が計上されていないかをチェックします)は最低限、下記の書類は用意しておいてください。

・扶養控除等申告書

・退職所得の受給に関する申告書(調査対象年度に退職者がいる場合)

・給与台帳

 

④    社内規定の確認

旅費交通費や、従業員への貸付けよびその場合の金利、交際費の支出等について、帳簿に計上されている金額が社内規定に基づいているかを確認してください。

 

⑤    社内の部門間の打ち合わせ

税務調査においては、基本的に対応者が経理部と顧問税理士となると思われますが、調査官は事実確認のため、たとえば営業部門・販売部門・工場などの別部門の担当者にも話を聞きにくいこともありますので、税務調査があることはもちろんのこと、取引の内容や在庫の棚卸方法などについて申告している内容と実態が合っているかを確認しておきましょう。

また、横柄な態度で対応しないこと、あやふやな表現はしないこと、余計なことは喋らないこと、迷ったことは後で回答するなど、調査官への対応方法も事前に各部門の責任者に伝えておきましょう。

 

⑥    その他の確認

契約書(印紙税法上の課税文書)については、印紙が貼ってないケースが多く見受けられますので必ず確認しておきましょう。

また、金庫の中のお金も確実に合わせておいてください。特に現金商売の場合は、厳しくチェックされます。

なお、調査官を来社時に、どこの会議室へ通し、どの位置に座っていただくかも具体的に決めておいておくと、当日にバタバタしなくて済みますので、ぜひ打ち合わせしておいてください。

 

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